Privacyverklaring

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring is MD Webbureau V.O.F., handelend onder de naam Hostingbaas, gevestigd aan de Computerweg 22, 3542 DR Utrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99884941 (hierna: "wij", "ons" of "Hostingbaas").

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via [email protected].

Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

1. Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en adresgegevens.
2. Financiële gegevens: facturatiegegevens en betalingshistorie.
3. Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem en logbestanden van onze servers.
4. Communicatiegegevens: inhoud van e-mailberichten en supporttickets.
5. Gesprekken met de digitale assistent op onze website (zie artikel 11).
6. Gebruiksgegevens: inlogmomenten, acties in het klantportaal en paginabezoek op onze website.

Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van u (bij registratie, bestelling of contact) en automatisch (technische gegevens bij gebruik van onze website en diensten).

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Het uitvoeren van de overeenkomst: het leveren van onze hosting-, domein-, e-mail-, website- en aanverwante diensten.
2. Klantenbeheer: het aanmaken en beheren van uw account in ons klantportaal.
3. Facturering en boekhouding: het opstellen en verzenden van facturen en het verwerken van betalingen.
4. Support: het beantwoorden van vragen, het afhandelen van supporttickets en het verlenen van technische ondersteuning.
5. Beveiliging: het beveiligen van onze systemen, het voorkomen van misbruik en het opsporen van ongeautoriseerde toegang.
6. Wettelijke verplichtingen: het voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke verplichtingen.
7. Verbetering van onze diensten: het analyseren van het gebruik van onze website en diensten om deze te verbeteren.
8. Vragen beantwoorden via de digitale assistent op onze website (zie artikel 11).

Wij baseren de verwerking van uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

1. Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan.
2. Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG): verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals fiscale bewaarplichten.
3. Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): verwerking is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals het beveiligen van onze systemen en het verbeteren van onze diensten, mits uw belangen niet zwaarder wegen.
4. Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG): wanneer wij uw uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen, bijvoorbeeld voor het verzenden van marketingcommunicatie. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is vereist.

Accountgegevens worden bewaard zolang u klant bij ons bent. Na beëindiging van de overeenkomst worden deze gegevens binnen zes maanden verwijderd, tenzij een wettelijke bewaartermijn van toepassing is.

Financiële gegevens en facturen worden zeven jaar bewaard op grond van de fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).

Logbestanden en technische gegevens worden maximaal zes maanden bewaard, tenzij langer noodzakelijk in verband met een beveiligingsincident of juridische procedure.

Communicatiegegevens (supporttickets en e-mails) worden bewaard zolang u klant bij ons bent en tot maximaal twaalf maanden na beëindiging van de overeenkomst.

Gesprekken met de digitale assistent bewaren wij maximaal 30 dagen om de assistent te verbeteren; daarna worden ze automatisch verwijderd. Zet u een vraag via de assistent door naar een collega, dan bewaren wij dat als supportticket (zie artikel 11).

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, op grond van een wettelijke verplichting, of met uw toestemming.

Wij maken gebruik van de volgende categorieën verwerkers:

1. Infrastructuurleverancier (Nederland): voor het hosten van onze servers en uw gegevens op Nederlandse servers.
2. Domeinregistrar (Nederland): voor de registratie en het beheer van domeinnamen.
3. Betaaldienstverlener Stripe: voor het verwerken van betalingen met "Online betalen" in het klantportaal.
4. Cloudflare: onze website, de mailcheck, de websitescan en de digitale assistent draaien bij Cloudflare, dat ook de beveiliging tegen misbruik verzorgt (Cloudflare Turnstile).
5. Anthropic: de leverancier van het AI-model achter de digitale assistent en de websitescan (zie artikel 10 en 11).
6. Google: alleen als u daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner, voor het meten van het gebruik van onze website (zie ons <a href="/cookies/">cookiebeleid</a>).
7. Doorverkoopdiensten: voor producten die wij als reseller leveren, zoals MarketConnect-producten, worden gegevens gedeeld met de betreffende leverancier voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening.

Een actueel overzicht van onze subverwerkers is opgenomen als bijlage bij de verwerkersovereenkomst in onze Algemene Voorwaarden.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en gebruiken deze niet voor commerciële doeleinden van derden.

Uw hostinggegevens worden opgeslagen op servers in Nederland. Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

In sommige gevallen kan doorgifte naar landen buiten de EER plaatsvinden, bijvoorbeeld wanneer een subverwerker buiten de EER is gevestigd. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework of Standard Contractual Clauses (SCC's), conform artikel 46 AVG.

Dit geldt in elk geval voor Anthropic (digitale assistent en websitescan), Stripe (betalingen), Cloudflare (website) en Google (alleen met uw toestemming), die gegevens ook in de Verenigde Staten kunnen verwerken.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

1. Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor alle communicatie met onze website en diensten.
2. Firewall-bescherming en DDoS-mitigatie op serverniveau.
3. Toegangsbeperking: alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens, op basis van het need-to-know-principe.
4. Regelmatige back-ups van systemen en gegevens.
5. Monitoring en logging van toegang tot systemen.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

1. Recht van inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
2. Recht op rectificatie: u kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
3. Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, voor zover geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is.
4. Recht op beperking: u kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens.
5. Recht op dataportabiliteit: u kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
6. Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
7. Recht om toestemming in te trekken: u kunt eerder gegeven toestemming te allen tijde intrekken.

U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar [email protected]. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek, conform de AVG.

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Met de gratis mailcheck en websitescan op onze website kunt u een domein laten controleren. Daarvoor hoeft u geen account aan te maken en vragen wij geen naam of e-mailadres.

Bij een check verwerken wij het volgende:

1. Het domein dat u invult en de uitslagen van de check. Deze slaan wij op als rapport onder een link die niet te raden is. Het rapport wordt na 30 dagen automatisch verwijderd. U kunt het rapport ook zelf eerder verwijderen met de knop onder het rapport.
2. Uw IP-adres, alleen om misbruik te beperken (een maximum aantal checks per uur). Wij slaan daarvan alleen een versleutelde, niet terug te rekenen code op, die na een uur vervalt. Het IP-adres zelf bewaren wij niet.

Wij controleren alleen openbare gegevens: de DNS-instellingen van het domein en de website zoals een bezoeker die ziet. Voor de snelheidsmeting sturen wij het adres van de website naar Google PageSpeed Insights. Uw eigen gegevens gaan daarbij niet naar Google.

De websitescan bekijkt daarnaast hoe de website overkomt en of hij gevonden wordt. Ook dat gaat alleen over openbare gegevens van de gescande website, niet over u:

1. Een browser bij Cloudflare opent de homepage en maakt screenshots op laptop- en telefoonformaat. De screenshots en de zichtbare tekst van de homepage sturen wij naar Anthropic, de leverancier van het AI-model dat het ontwerp beoordeelt.
2. Om te zien of een AI-assistent het bedrijf aanraadt, sturen wij de domeinnaam, de bedrijfsnaam en wat de website over het bedrijf zegt naar Anthropic. Het AI-model zoekt daarvoor op internet.
3. Om het Google Bedrijfsprofiel en de reviews te vinden, sturen wij de bedrijfsnaam en de domeinnaam naar Google.
4. Het oordeel en een screenshot van de homepage bewaren wij in het rapport, dat na 30 dagen automatisch wordt verwijderd. Het screenshot van de snelheidsmeting bewaren wij hooguit een uur.

Ook bij de websitescan gebruikt Anthropic deze gegevens volgens zijn voorwaarden niet om zijn AI-modellen te trainen (zie artikel 11). Staan er persoonsgegevens op de gescande homepage, zoals een naam of telefoonnummer, dan kunnen die in de screenshots en de tekst zitten. Het gaat dan om gegevens die de website zelf openbaar maakt.

De check draait bij Cloudflare. Om misbruik door automatische programma's te voorkomen, kan Cloudflare Turnstile een onzichtbare controle uitvoeren in uw browser. Wij loggen geen domeinen, IP-adressen of uitslagen.

De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang om de check veilig en beschikbaar te houden (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Op onze website en in ons klantportaal staat een digitale assistent: een chatfunctie die met kunstmatige intelligentie (AI) vragen beantwoordt over onze pakketten, prijzen en het gebruik van onze diensten. De assistent werkt alleen als u hem zelf opent en een vraag stelt.

Bij het gebruik van de assistent verwerken wij:

1. de vragen die u stelt, de antwoorden van de assistent en de pagina waarop u de assistent opende;
2. een versleutelde, niet terug te rekenen code van uw IP-adres, alleen om misbruik te beperken (een maximum aantal vragen per uur en per dag). Deze code vervalt binnen 24 uur. Het IP-adres zelf bewaren wij niet;
3. als u uw vraag via het formulier naar een collega doorzet: uw naam, uw e-mailadres, eventueel uw bedrijfsnaam en het gesprek.

In het klantportaal stuurt de assistent geen gegevens uit uw account mee, zoals uw naam, e-mailadres, diensten of facturen: alleen wat u zelf typt. Voor vragen over uw account verwijst de assistent naar een supportticket.

In uw browser blijft het gesprek staan (sessionStorage) totdat u het tabblad sluit. Om de assistent te verbeteren, bewaren wij de gesprekken daarnaast maximaal 30 dagen, onder een willekeurige code en zonder uw IP-adres. Ook de e-mailadressen, telefoonnummers en wachtwoorden die wij eruit halen, bewaren wij niet. Geeft u met een duim aan of een antwoord u hielp, dan bewaren wij dat op dezelfde manier. Na 30 dagen worden gesprekken en duimpjes automatisch verwijderd.

Wij gebruiken deze gesprekken alleen om de assistent beter te maken: wij kijken welke vragen vaak gesteld worden en waar het antwoord tekortschoot, en verbeteren daarop onze kennisbank, onze teksten en de instructies van de assistent. Wij gebruiken ze niet voor marketing, niet om u te herkennen en niet om een AI-model mee te trainen. Geeft u toestemming voor analytische cookies, dan meten wij ook hoe vaak de assistent wordt gebruikt, zonder de inhoud van het gesprek.

Om een antwoord te maken, sturen wij uw vraag en het eerdere gesprek naar Anthropic (Verenigde Staten), de leverancier van het AI-model. Anthropic treedt daarbij op als onze verwerker. Voordat wij een vraag doorsturen, halen wij e-mailadressen, telefoonnummers en wachtwoorden die u erin typt automatisch weg. Deel in de chat toch liever geen persoonlijke of gevoelige gegevens. Volgens de voorwaarden van Anthropic gebruikt Anthropic deze gegevens niet om zijn AI-modellen te trainen en verwijdert Anthropic ze binnen 30 dagen, tenzij langer bewaren nodig is om misbruik tegen te gaan of wettelijk verplicht is. Voor de doorgifte naar de Verenigde Staten gelden de waarborgen uit artikel 7.

Zet u uw vraag door naar een collega, dan maken wij daar een supportticket van in ons klantportaal. Dat ticket bewaren wij zoals andere supporttickets (artikel 5). Uw naam en e-mailadres gaan niet naar Anthropic.

De assistent neemt geen besluiten over u. Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming of profilering als bedoeld in artikel 22 AVG. De antwoorden zijn algemene uitleg en geen toezegging (zie artikel 3 van onze Algemene Voorwaarden).

Om misbruik door automatische programma's te voorkomen, kan Cloudflare Turnstile een onzichtbare controle uitvoeren in uw browser.

De grondslag voor het beantwoorden van uw vragen is ons gerechtvaardigd belang om bezoekers snel te helpen met vragen over onze diensten (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Het bewaren van gesprekken en duimpjes om de assistent te verbeteren, doen wij op grond van datzelfde gerechtvaardigde belang: zo kunnen wij betere antwoorden geven. U kunt daar bezwaar tegen maken via [email protected]. Zet u uw vraag door naar een collega, dan doen wij dat met uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG) en om uw vraag over een (mogelijke) overeenkomst te beantwoorden (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening, wet- of regelgeving of rechtspraak.

Bij substantiële wijzigingen informeren wij u via e-mail of een mededeling op onze website. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.

Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met ons via [email protected] of door een ticket aan te maken in het klantportaal.

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, gaan wij graag met u in gesprek. Komt u er niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.