Het is zover, je gaat een site lanceren! Uiteraard is dit inclusief een optie om contact op te nemen via een contactformulier, én met de vermelding van een professioneel e-mailadres. Maar die verzonden e-mails natuurlijk wel op de juiste plek landen.

Kortom, je domeinnaam moet gekoppeld worden aan een e-mailadres. Hoe doe je dit en wat is hiervoor nodig? Wij leggen uit!

Wat is domeinnaam?

Eerst nog even snel de basis, een korte uitleg over de domeinnaam. Een domeinnaam is de naam die jouw website heeft op het wereldwijde web, dus eigenlijk het gedeelte wat achter www. komt. Er staat nog meer over dit in ons andere blogartikel.

Wanneer je de site opzoekt dan doe je dit middels die woorden, maar aan de achterkant zit er hier een ip-adres aan gekoppeld. Dit adres representeer jouw stukje op het wereldwijde web.

Vaak zie je bij e-mailadressen de domeinnaam van de site terugkomen, dit ziet er wel zo professioneel uit. Deze staat dan genoemd achter het @teken. Een voorbeeld is info@hostingbaas.nl, passend bij de domeinnaam www.hostingbaas.nl.

Verschil zakelijk- en privé adressen

Om als bedrijf professioneel over te komen is het hebben van een passend e-mailadres bij je website eigenlijk wel een must. Om dit voor elkaar te krijgen is het nodig om een e-mailhostingpakket of Exchange Online af te sluiten bij je domeinnaam. Dit klinkt heel chique maar valt vaak reuze mee, er zijn al hele goedkope e-mailhostingpakketten.

Heb je al een hostingpakket, omdat je website (al) in de lucht is? Dan zit dit bij hostingbaas zelfs al standaard e-mail in het pakket. Ideaal, dus dan hoef je hem alleen nog maar aan te maken. Realiseer je wel dat dit een zeer basic versie is, wil je een meer professionele optie om online mee te werken? Ga dan voor een uitgebreidere versie en werk in bijvoorbeeld Exchange.

De technische kant?

Het aanmaken van een e-mailadres bij je hostingnaam is eenvoudiger dan je denkt. Dit kun je gemakkelijk zelf online doen in het bijgeleverde portal bij je hostingpakket. Nadat je ingelogd bent kies je ervoor om een e-mailadres toe te voegen en doorloop je één voor één alle stappen.

Hierbij is het dus van belang om vooraf te bepalen welke e-mailadressen je wilt en hoeveel e-mails je erin kwijt wilt. Vaak is de info@ optie al standaard aangemaakt en kun je vervolgens kiezen voor de meer specifieke opties zoals met namen van werknemers bijvoorbeeld piet@hostingbaas.nl. Een overall tip hierbij is wel om het eenvoudig en overzichtelijk te houden, het zijn e-mailadressen die je nog vaak gaat gebruiken, vermelden en uitspreken.

Allerlei mailfuncties

Het voordeel van verschillende e-mailadressen is ook dat deze weer gekoppeld (kunnen zijn) aan verschillende e-mailboxen. Zo kun je een aparte spoed-mailbox aanmaken die je alleen in het weekend checkt en waarvan je duidelijk vermeld dat dat alleen in uitzonderlijke gevallen is.

Daarnaast is het mogelijk om e-mails te forwarden en aliassen in te stellen. Mensen maken vaak dezelfde tikfouten, door hier op te anticiperen zorg je ervoor dat je geen mails mist. Om nog iets verder te gaan kun je ook kiezen voor een zogenoemd catch-all adres. Hier kun je zo uitgebreid mogelijk gaan om toch alle fouten in verzonden e-mailadressen te ondervangen.

Ook het forwarden kan handig zijn, zeker wanneer collega’s elkaars achtervang zijn en met vakantie gaan. En natuurlijk zijn functies als automatische antwoorden ook altijd in te stellen.

De losse eindjes

Wanneer je een e-mail aan je domeinnaam hebt gekoppeld, is het goed om ook meteen de laatste zaken te regelen. Hierbij kun je denken aan het installeren van de e-mailboxen op je telefoon en in je standaard mailprogramma.

Klinkt lastig? Check dan de tutorials op onze site en dan is het binnen no-time gefixt. Eerst geen tijd om dit allemaal te regelen maar wel al je mail gebruiken? Gebruik dan gewoon tijdelijk de webmail, ziet er misschien niet heel fancy uit maar het werkt goed!

Kortom, een e-mailadres is een must waar het gaat om een domeinnaam. Daarom zit dit standaard inbegrepen bij een hostingpakket. Schroom niet om meerdere mailadressen aan te maken of je eens te oriënteren op de meest professionele versie van e-mail: Exchange Online. Want klanten haken snel af wanneer zij geen (snelle) reactie op hun e-mail krijgen.