Een e-mail sturen, we doen het allemaal bijna dagelijks. Of het nu privé of voor werk is, het maakt acuut onrustig wanneer het e-mailprogramma niet goed werkt. Het voelt alsof je weet dat er post komt, maar de postbode verzaakt langs te komen.

E-mailen doe je echter niet altijd vanuit hetzelfde programma, hiervoor zijn verschillende opties. Er zit verschil in de zogenaamde hosting van je e-mail, je raadt het al; De e-mailhosting. Wij gaan de opties bij langs en raden aan welke het beste in jouw situatie past.

Wat is e-mailhosting?

Voordat we de diepte in duiken gaan we eerst terug naar de basis, wat is e-mailhosting? Kortgezegd kun je stellen dat dit het in de lucht/online én bereikbaar houden van je e-mailadres is. Stel je hebt een @gmail of @outlook adres, dan maak je al gebruik onbewust van e-mailhosting.

Zoals we zeggen, dit ging (waarschijnlijk) onbewust. Dit komt doordat je gebruik maakt van de e-mailservice van Google of Microsoft. Het wordt een ander verhaal wanneer je een professioneel e-mailaccount wilt gaan hanteren waarbij het gedeelte achter de @ persoonlijk is. Zoals bijvoorbeeld info@hostingbaas.nl.

Wat zijn de opties voor e-mailhosting?

Voor bedrijven heb je grofweg twee soorten, namelijk de standaard (zakelijke) e-mail en Exchange Online. Standaard e-mail zit bij een hostingpakket inbegrepen. Exchange Online schaf je apart aan, naast een hostingpakket. Voor Exchange Online heb je daarnaast verschillende licenties, wij geven de diverse opties.

De Standaard E-mail optie
Het ligt aan jouw pakketkeuze hoeveel maximale e-mailruimte je hebt.
Zo heb je bij het e-mailpakket Voordelig 5GB e-mailruimte en bij een e-mailpakket Groot een maximale e-mailruimte van 10GB.

Bij deze laatste kun je onbeperkt aantal e-mailadressen aanmaken (dat gedeelte voor de @) en minstens 50 mailboxen. Je betaalt een totaalbedrag, en niet per mailbox. Dus je kunt heel veel verschillende e-mailadressen aanmaken, zonder dat het een euro duurder wordt.

Bij deze Standaard e-mail optie zit al veel inbegrepen; Een uitgaande mailserver, webmailprogramma (Roundcube) en kun je gebruikmaken van de bekende e-mailprotocollen POP3 en IMAP, waarmee je de e-mail kunt instellen op je telefoon of in je mailprogramma zoals Outlook.
Er is een spamfilter aanwezig en er is een back-upfunctie tot 30 dagen geleden.

Exchange Online

Dat klinkt al goed, standaard e-mail. Waarom zou je dan nog voor een speciale optie als Exchange Online gaan? Dit verschil zit hem onder andere erin dat je bij de optie voor bedrijven véél meer schrijfruimte hebt.

Minimaal 50GB, tegenover de maximaal 10GB bij de standaard e-mail optie. Onderschat de meerwaarde van extra schijfruimte niet, de e-mail is tegenwoordig het collectief geheugen van je online bestanden. Ook is het versturen van bijlagen eenvoudiger en sneller.

Centraal alles delen met Exchange

Maar het grootste verschil? Dat zit hem erin dat je centraal de e-mailcontacten, agenda, kalenders, taakmanagement, adresboek en notities deelt. Je kunt je postvak archiveren in diverse domeinen zoals zakelijk- en privé. Ook kun je contacten beheren in verschillende groepen. Kortom, alles wat je nodig hebt voor professioneel gebruik van jouw e-mail.

Doen deze functionaliteiten je ergens aan denken? Dat klopt, Exchange Online is onderdeel van (de meeste licenties van) Microsoft365. Lees ook ons blog hierover, zo kun jij inschatten of je beter Microsoft365 óf apart Exchange Online moet aanschaffen.

Veilige e-mail met Exchange Online van Microsoft

De voordelen van Exchange zijn dus nu al enorm, en dan zijn er nog meer extra’s zoals betere beveiliging met anti-spamfilters en anti-virusfilters. Door dit af te nemen bij één van de grootste online bedrijven ter wereld, Microsoft, weet je zeker dat alles goed beveiligd is én op tijd geüpdatet wordt. Het gebruik van de handige App zit er natuurlijk ook bij inbegrepen.

Exchange Online plan 1 of Exchange Online plan 2
Wanneer je dacht dat we er nu waren, dan heb je het fout. Er zitten ook nog behoorlijk wat verschillen tussen de twee pakketten Exchange Online. Plan 2 heeft namelijk een nog grotere schrijfruimte per mailbox. Niet 50GB, maar 100GB maar liefst!

De Exchange Online Enterprise licentie heeft naast meer schijfruimte ook DLP (Data Loss Protection). DLP is een zelfsturend systeem wat gevoelige informatie en cruciale data kan herkennen in mails, zoals je BSN-nummer of bankrekeningnummer.

DLP zorgt ervoor (op de achtergrond) dat deze mails zo worden aangemerkt, dat je een seintje krijgt als je een mail met die informatie bijvoorbeeld wilt doorsturen. Een extra hulpmiddel dus! Daarnaast kan de beheerder van de licentie het ook blokken, zodat doorsturen helemaal niet meer mogelijk is.

Wat is de beste keuze?

Ondanks de uitleg weet je niet wat de beste keuze is? Neem dan contact op met onze klantenservice. Wij bekijken jouw situatie en geven eerlijk en objectief advies. Vaak is het aan te raden met een compact pakket te beginnen en dan later je e-mail zogenaamd te verhuizen. Hoe je dit laatste doet? Daar komt binnenkort een blog over!