Europees alternatief voor Microsoft 365: wat kan wel en wat niet?

Een volledig Europees alternatief voor Microsoft 365 in één pakket is er nauwelijks, maar per onderdeel kan het wel. Je zakelijke mail kun je eenvoudig op Nederlandse servers zetten. Voor documenten, bestanden en vergaderen bestaan open-source programma's die je zonder Amerikaanse cloud gebruikt. Veel bedrijven beginnen met de mail, omdat die het meeste privacygevoelige verkeer bevat en het makkelijkst over te zetten is.

Waarom zoeken bedrijven een alternatief?

• Amerikaanse wetgeving: Microsoft is een Amerikaans bedrijf. Door de Amerikaanse CLOUD Act uit 2018 kunnen Amerikaanse autoriteiten gegevens opvragen bij Amerikaanse bedrijven, ook als die gegevens in Europa staan.
• Afhankelijkheid: mail, bestanden, agenda en vergaderen zitten allemaal bij één partij. Verandert de prijs of de voorwaarden, dan heb je weinig keus.
• Kosten: je betaalt per gebruiker per maand, ook voor onderdelen die je niet gebruikt.

Microsoft bewaart de gegevens van Europese klanten wel in Europa, binnen wat het de EU Data Boundary noemt. Maar het bedrijf zelf blijft onder Amerikaans recht vallen. Of dat voor jou een probleem is, hangt af van je klanten, je branche en je eigen gevoel.

De alternatieven per onderdeel

Mail en agenda

Dit is de makkelijkste stap. Met e-mailhosting bij een Nederlandse hoster staat je mail op Nederlandse servers en houd je je eigen adres. Je kunt gewoon in Outlook blijven werken, want Outlook is een mailprogramma dat met elk mailadres werkt. Bij Hostingbaas begint dat bij €1 per maand voor één mailbox, en SPF, DKIM en DMARC staan voor je ingesteld.

Let op: gedeelde agenda's en gedeelde mailboxen werken bij gewone e-mailhosting eenvoudiger dan bij Microsoft 365. Plan je veel samen met collega's in één agenda, test dat dan eerst.

Documenten: Word, Excel en PowerPoint

LibreOffice is een gratis, open-source kantoorpakket met een tekstverwerker, spreadsheet en presentatieprogramma. Het opent Word- en Excel-bestanden, al kan de opmaak bij ingewikkelde documenten of macro's afwijken. Wil je de echte Office-programma's houden? Dan kun je Microsoft 365 Apps voor Bedrijven nemen: Word, Excel en PowerPoint op je computer, zonder dat je mail bij Microsoft staat.

Bestanden delen

Nextcloud is open-source software voor bestanden delen en samenwerken, vergelijkbaar met OneDrive en SharePoint. Je kunt het laten draaien bij een Europese aanbieder of op een eigen server, zodat je zelf bepaalt waar je bestanden staan.

Vergaderen

Jitsi Meet is een open-source programma voor videovergaderingen dat in de browser werkt, zonder account voor je gasten. Er zijn ook Europese aanbieders die vergaderdiensten op eigen servers draaien.

Wat kost overstappen?

Het grootste deel van de kosten zit niet in de software, maar in de overstap zelf:

• Tijd en gewenning: je team moet wennen aan andere programma's.
• Compatibiliteit: bestanden met macro's of complexe opmaak kunnen anders werken.
• Migratie: mail, bestanden en agenda's moeten worden overgezet.

Daarom raden we een stapsgewijze aanpak aan. Begin met de mail: die is het snelst overgezet en levert direct winst op voor je privacy. Je bestaande mailboxen zetten wij voor je over, met zo min mogelijk onderbreking. Lees meer bij e-mail verhuizen.

Voor wie is een alternatief logisch?

• Wel logisch: je gebruikt Microsoft 365 vooral voor mail, je werkt met een klein team, of je werkt met gevoelige gegevens van klanten of patiënten.
• Minder logisch: je team werkt de hele dag in Teams en gedeelde Excel-bestanden, of je klanten verwachten dat je in hun Microsoft-omgeving meewerkt.

Twijfel je tussen de opties? Lees e-mailhosting, Microsoft 365 of Google Workspace. Daar staan de verschillen in prijs, opslag en apps naast elkaar.